Privacy Policy

Privacystatement

1. Inleiding

In dit Privacystatement is beschreven op welke wijze wij de bedrijfs- en persoonsgegevens van prospects en huidige en voormalige klanten van VDH totaal verwerken. Indien u na het lezen van dit Privacystatement nog vragen heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of over de inhoud van dit Privacystatement, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

Wat is een persoonsgegeven?
Als informatie direct over iemand gaat, zoals een naam, of naar deze persoon te herleiden is, zoals het geval is bij een telefoonnummer of de combinatie van een postcode en huisnummer, dan is die informatie een persoonsgegeven.

Bedrijfsgegevens zijn geen persoonsgegevens. Dit Privacystatement geldt daarom niet voor de informatie over uw onderneming, tenzij u een eenmanszaak of vennootschap onder firma heeft. De producten die u bij VDH totaal koopt en/of bestelt, zijn ook geen persoonsgegevens omdat u deze koopt met het doel om deze te wederverkopen of voor andere bedrijfsmatige doeleinden. Deze aankopen zeggen daarom niets over u als persoon.

Wanneer is sprake van het verwerken van persoonsgegevens?
Met het woord ‘verwerken’ worden alle handelingen bedoeld die VDH totaal kan uitvoeren met persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen van persoonsgegevens. Dit is dus een zeer ruim begrip.

2. Door wie worden uw bedrijfs- en persoonsgegevens verwerkt?

VDH totaal is verantwoordelijk voor de in dit Privacystatement beschreven verwerking van uw bedrijfs- en persoonsgegevens. Wij zijn gevestigd in Eindhoven (Nederland) aan de Verdunplein 11 en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 17038416.

3. Welke soorten gegevens verwerken wij?

VDH totaal kan de navolgende bedrijfs- en/of persoonsgegevens van u en uw onderneming verwerken:

1. de bedrijfsgegevens van uw onderneming, zoals die in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel zijn opgenomen;
2. financiële gegevens van uw onderneming, zoals het BTW-nummer en indien uw onderneming op rekening kan kopen, ook het bankrekeningnummer;
3. de contactgegevens van de eerste en tweede inkoper en van de overige contactpersonen binnen uw onderneming (geslacht, voornaam, achternaam, e-mailadres en (optioneel) uw telefoonnummer) en indien u een account heeft in het online bestelplatform: uw persoonsgegevens (geslacht, voornaam, achternaam en (optioneel) uw telefoonnummer), uw inloggegevens (e-mailadres en wachtwoord), uw autorisatie (of u hoofdbeheerder, beheerder of besteller bent en ten behoeve van welke klantnummers (locaties) u bestellingen kunt plaatsen) en overige informatie van uw account, zoals uw functie en favoriete vestiging;
4. de gegevens met betrekking tot de aankopen die vanuit uw account in het online bestelplatform geplaatst worden;
5. onze communicatie met u, zoals chatberichten via social media, contact met onze Klantenservice, indien u een contactformulier op een van onze websites invult.
6. informatie die wij verzamelen indien u een van onze websites bezoekt, zoals uw IP-adres, doorverwijzende website, surfgedrag, cookies en vergelijkbare technologieën;
7. informatie die wij van de provider van social media (o.a. Facebook, Instagram, ontvangen, afhankelijk van uw instellingen voor social. Voor meer informatie over de persoonsgegevens die wij van een provider ontvangen en over het wijzigen van uw instellingen verwijzen wij u naar de website en/of het privacybeleid van de provider van het sociale netwerk;
8. uw locatiegegevens, mits u toestemming heeft gegeven om die te gebruiken;
9. overige informatie die u met ons deelt, zoals interesses en voorkeuren die u met ons deelt, een reactie op social media of deelname aan een klantenonderzoek,

4. Op welke wijze verwerken wij uw bedrijfs- en persoonsgegevens?

Wij streven naar een optimale dienstverlening, waarbij het belang van onze klanten voorop staat. Dit is ook het uitgangspunt bij de verwerking van uw bedrijfs- en persoonsgegevens. Om u optimaal van dienst te kunnen zijn en om onze dienstverlening te verbeteren, is het noodzakelijk dat wij uw bedrijfs- en persoonsgegevens verwerken. Wij doen dat om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die wij met uw onderneming gesloten hebben, omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij onze marketingactiviteiten en het onderzoek en de analyses die we doen, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op VDH totaal rusten of omdat u ons daarvoor toestemming heeft gegeven. Over op welke wijze wij uw bedrijfs- en persoonsgegevens precies verwerken informeren wij u in dit hoofdstuk.

Prospects
Indien u uw onderneming heeft ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel kunnen wij de gegevens van uw onderneming van de Kamer van Koophandel ontvangen. De Kamer van Koophandel informeert ons of uw onderneming de Non-Mailing-Indicator heeft geactiveerd. Indien u de Non-Mailing-Indicator niet heeft geactiveerd, dan gebruiken wij de bedrijfsgegevens die wij van de Kamer van Koophandel ontvangen om per post aan het bedrijfsadres informatie over VDH totaal toe te sturen. Ook kunnen wij telefonisch contact met uw onderneming opnemen met de vraag of uw onderneming klant van VDH totaal wil worden, tenzij u een eenmanszaak of vennootschap onder firma heeft en in het Bel-me-niet-register aan heeft gegeven daar geen prijs op te stellen.

Indien uw onderneming de Non-Mailing-Indicator heeft geactiveerd, dan zullen wij uw onderneming niet per post benaderen, maar kunnen wij wel telefonisch contact met uw onderneming opnemen met de vraag of uw onderneming klant van Sligro wil worden, tenzij u een eenmanszaak of vennootschap onder firma heeft en in het Bel-me-niet-register aan heeft gegeven daar geen prijs op te stellen.

Wij kunnen uw bedrijfsgegevens ook op andere wijze dan via de Kamer van Koophandel verkrijgen, omdat uw bedrijfsgegevens openbaar zijn. In dat geval kunnen wij niet garanderen, dat wij uw onderneming niet benaderen ondanks dat uw onderneming de Non-Mailing-Indicator heeft geactiveerd. Uiteraard doen wij enkel zaken met gerenommeerde partijen, van wie wij verwachten, dat zij uw voorkeur respecteren.

Klanten
Uitvoering geven aan de overeenkomst die VDH totaal met haar klanten heeft
VDH totaal heeft een overeenkomst met uw onderneming gesloten, zodat uw onderneming aankopen bij VDH totaal kan doen. Wij hebben uw bedrijfs- en persoonsgegevens nodig om er voor te zorgen, dat u aankopen kunt doen bij VDH totaal, dat u bestellingen kunt plaatsen via het online bestelplatform van VDH totaal en die bestellingen geleverd kunnen worden, dat wij de aangekochte producten aan u kunnen facturen en dat wij zo nodig contact met uw onderneming op kunnen nemen.

Klanten die gebruik maken van de Bezorgservice
Indien VDH totaal met uw onderneming overeen is gekomen, dat uw onderneming gebruik kan maken van de Bezorgservice van VDH totaal, dan worden de gegevens van uw onderneming door de afdeling Support verwerkt. Door een (in)directe koppeling met de Kamer van Koophandel worden uw bedrijfsgegevens automatisch aan het Kamer van Koophandel nummer van uw onderneming gekoppeld.

Bestellingen worden bij VDH totaal geplaatst via het online bestelplatform van VDH totaal. Wij verwerken uw bedrijfs- en persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor het verwerken van de bestelling. Binnen het online bestelplatform krijgt iedere gebruiker een eigen account. Het account van de hoofdbeheerder wordt door VDH totaal aangemaakt, waarna de hoofdbeheerder andere accounts aan kan maken. Op basis van het surf- en klikgedrag (afhankelijk van uw cookie instellingen) en transactiegedrag van uw account kunnen wij u attenderen op alternatieve of relevante producten.

Gebruik contactgegevens
We gebruiken uw contactgegevens om contact met u op te nemen als dat nodig is in verband met de goede uitvoering van de overeenkomst die wij met uw onderneming hebben en de verplichtingen die daar voor VDH totaal uit voortvloeien. Over een geplaatste bestelling, geplande levering of indien een product niet geleverd kan worden. Wij gebruiken uw contactgegevens ook om u te informeren over een recall, datalek of indien dat om een andere reden in uw belang is.

Verbeteren dienstverlening VDH totaal
We hebben een gerechtvaardigd belang om uw bedrijfs- en persoonsgegevens te verwerken voor marketingactiviteiten en analyses, onderzoek en rapportages om onze dienstverlening te verbeteren, onze klanten relevantere aanbiedingen en een beter productaanbod te kunnen doen en te kunnen informeren, inspireren, om onze klantencontacten te verbeteren en om het design en de inhoud van onze websites en ons online bestelplatform te kunnen verbeteren.

Ten behoeve van deze doelen analyseren we de aankoopgegevens van accounts voor het online bestelplatform van VDH totaal en vergelijken we deze informatie, alsmede uw bedrijfs- en persoonsgegevens met bedrijfs- en persoonsgegevens van andere klanten. Ook kunnen we uw bedrijfs- en persoonsgegevens verrijken met (geaggregeerde) gegevens die met behulp van analytische of marketingcookies of vergelijkbare technologieën via externe leveranciers zijn verkregen. We gebruiken alleen geaggregeerde gegevens voor analysedoeleinden en gebruiken uw naam of e-mailadres daarvoor niet.

Camerabeveiliging
Wij hebben er een gerechtvaardigd belang bij om met camera’s onze eigendommen, bezoekers en personeel te beschermen. De camerabeelden worden enkel voor deze doeleinden gebruikt. Alleen de afdeling Beveiliging van VDH totaal heeft toegang tot de beelden. De beelden worden na 14 dagen verwijderd.

Voorkomen fraude
We hebben er een gerechtvaardigd belang bij om uw bedrijfs- en persoonsgegevens te gebruiken voor het opsporen en voorkomen van fraude.

Voldoen aan wettelijke verplichtingen
We verwerken uw bedrijfs- en persoonsgegevens voor interne zakelijke doeleinden, zoals het voeren van een administratie en het naleven van onze wettelijke en fiscale verplichtingen.

5. Delen wij uw persoonsgegevens met derden?

Onze onderneming deelt geen persoonsgegevens met derden

 

 

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw bedrijfs- en persoonsgegevens zolang dat nodig is voor de doeleinden die in dit Privacystatement zijn beschreven of voor zover dat nodig is om te voldoen aan wet- en regelgeving en om geschillen op te lossen. Nadat de bewaartermijn is verstreken, zal VDH totaal de bedrijfs- en persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren, indien wij de gegevens voor statistisch onderzoek willen gebruiken.

De bewaartermijn van de gegevens van prospects is onbeperkt, tenzij een prospect klant van VDH totaal wordt of aangeeft, niet langer als prospect beschouwd te willen worden. In dat geval verwijderen wij de gegevens direct. De verwerking van de verwijdering kan enkele weken duren, waardoor het mogelijk is dat uw onderneming nog wordt benaderd, ook nadat de gegevens zijn verwijderd.

De bewaartermijn van de gegevens van klanten is maximaal één jaar nadat een klant de ‘vervallen status’ heeft gekregen, tenzij de gegevens bewaard moeten blijven in verband met een fiscale bewaartermijn of geanonimiseerd bewaard worden teneinde beschikbaar te blijven voor analyses en onderzoek.

7. Hoe hebben wij uw persoonsgegevens beveiligd?

VDH totaal heeft de benodigde technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatig gebruik of verlies.

8. Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?

Bij een gerechtvaardigd belang
Indien wij uw persoonsgegevens verwerken omdat wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben, dan heeft u het recht om u hiertegen te verzetten. U heeft dit recht niet, indien wij bedrijfsgegevens verwerken, die geen persoonsgegevens zijn. Mocht u het niet eens zijn met de wijze waarop wij met uw bedrijfsgegevens om gaan, dan kunt u desondanks uiteraard contact met ons opnemen.

Indien u toestemming heeft gegeven
Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, omdat u daar toestemming voor heeft gegeven, dan kunt u die toestemming ook intrekken. Indien u uw toestemming in wil trekken, dan kunt u ook contact opnemen met ons.

Overige rechten die de AVG u geeft

• inzage van uw persoonsgegevens
• rectificatie van uw persoonsgegevens
• het wissen van uw persoonsgegevens
• het beperken van de verwerking van uw persoonsgegevens
• het recht op gegevensoverdraagbaarheid
• het recht om bezwaar te maken tegen een of meerdere verwerkingen van uw persoonsgegevens.

Indien u een beroep wil doen op een of meerdere rechten die u op grond van de AVG heeft, dan kunt u daarvoor contact opnemen met onze Privacy officer. De contactgegevens van onze Privacy officer treft u aan het einde van dit Privacystatement aan.

Wilt u in uw verzoek de volgende informatie vermelden?

• op welk(e) recht(en) uw verzoek betrekking heeft
• de reden van uw verzoek (indien u dat aan ons kenbaar wil maken)
• het nummer waaronder uw onderneming in het Handelsregister staat ingeschreven

De AVG verplicht VDH totaal om uw identiteit vast te stellen. Indien wij uw identiteit niet vast kunnen stellen, dan kan VDH totaal u om aanvullende informatie vragen, die nodig is om uw identiteit te bevestigen. Indien VDH totaal uw identiteit niet kan bevestigen, dan kunnen wij uw verzoek niet in behandeling nemen.

9. Contactgegevens VDH totaal

De contactgegevens van VDH totaal zijn:

VDH totaal
Zandstraat 16
5683 PL Best
T: 040-2423998
E: Info@vdhtotaal.nl

10. Klacht

Indien u een klacht heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of hebben verwerkt, dan kunt u deze klacht indienen bij VDH totaal. U hoeft uw klacht niet eerst aan VDH totaal kenbaar te maken, maar kunt deze ook direct bij de Autoriteit Persoonsgegevens indienen. Uiteraard stellen wij het wel zeer op prijs indien u uw klacht eerst bij VDH totaal indient, zodat wij in de gelegenheid worden gesteld om uw probleem op te lossen.

11. Slotopmerkingen

Deze versie van het Privacystatement is ingegaan op 1 juli 2018 en vervangt het vorige Privacystatement van VDH totaal. Indien daar aanleiding voor is, dan passen wij dit Privacystatement aan. Wij zullen u hierover informeren. De meest recente versie van het Privacystatement staat ook op de website van VDH totaal.